Uznanie konferencji zależy od wielu składników. Czy osiągnie się zakładane rezultaty, zależy m.in. od tego jakie wyselekcjonujemy sale konferencyjne, jak ułożymy program i czy uczestnicy sumiennie przygotują się do tematu. Jeśli szukasz sali szkoleniowej lub też konferencyjnej, zobacz wynajem sali szkoleniowej. Sala konferencyjny powinny być przyzwoicie oświetlona i przewietrzana, by uczestnicy nie zasypiali i byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odszukać się projektor, odpowiednia tablica (najlepiej interaktywna). Program konferencji również powinien być dobrze ułożony, tak żeby nie namawiać uczestników do nadmiernego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Największe wymagania są bezsprzecznie w stosunku do uczestników zebrania, albowiem od nich zależy czy określone cele pozostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozwiązania danego problemu. Uczestnicy wygłaszający referaty muszą się dobrze przygotowywać, prezentacje muszą być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje są w stanie być przerywane przez zajęcia odprężające oraz integrujące robotników, np. paintball albo inne gry zespołowe.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu. Istotną rzeczą jest także oświetlenie sali tak, żeby uczestnik mógł bez problemu coś przeczytać bądź też napisać. Podczas tych czynności nie powinien tworzyć się cień lub ewentualnie odblask. W sali powinna być także szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się także rzutniki. Ważną rzeczą są także gniazda elektryczne i telefoniczne. Nowoczesne sale posiadają klimatyzację.